Monitoramento de suprimentos

Uma vez que o agente de monitoramento está corretamente instalado e operando no ambiente dos clientes, o processo ocorre da seguinte forma: os dados dos suprimentos em uso da impressora são coletados e enviados para a nuvem, onde são processados, e a partir deles são calculados indicadores, conforme apresenta o fluxo:

Essas informações são elencadas em indicadores para auxiliar o provedor na tomada de decisões, a fim de tornar a operação mais rentável.

Para entender a importância de cada dado e o que significa, leia as descrições abaixo:

Cobertura

A cobertura representa a quantidade de tinta utilizada na página impressa. Quanto mais tinta utilizada, maior será a cobertura. Portanto, se em uma impressão todos os pontos da página têm um pixel de tinta, isso representa que a cobertura impressa foi de 100%.

A cobertura influencia na capacidade de impressão de um suprimento. O fabricante tem uma indicação, que geralmente é de 5% de cobertura, então ele garante 100% da capacidade do suprimento apenas se a média de cobertura impressa seja de 5%.

Temos um suprimento com capacidade de 100 páginas.

Se a cobertura utilizada for de 5%, o suprimento vai produzir 100 páginas.

Se a cobertura for de 10%, ele vai produzir apenas 50 páginas, pois está sendo utilizado o dobro da tinta sugerida pelo fabricante.

Esse indicador é algo que influencia muito na rentabilidade do provedor, visto que quanto mais tinta é utilizada, menos rende o suprimento, o que significa que o provedor terá que realizar a reposição em breve.

Com o indicador de cobertura, o provedor pode acompanhar a produção do ambiente e tomar decisões para a melhor rentabilidade da operação, como, por exemplo, criar cláusulas contratuais para teto de cobertura, a fim de cobrar valores adicionais quando esse for atingido. Além disso, também auxilia o provedor a conhecer os comportamentos das impressoras e remanejá-las, substituindo as que possuem alta cobertura por equipamentos mais rentáveis.

Rendimento

O rendimento é um complemento da cobertura que facilita sua análise, indicando a eficiência da utilização do suprimento. Então, se temos um suprimento com capacidade de 100 páginas e ele foi utilizado com uma cobertura de 10%, significa que ele imprimiu apenas 50 páginas. O indicador de rendimento, portanto, vai ficar em 50%, apontando que ele rendeu apenas a metade do esperado. Em outra possibilidade, se esse suprimento tivesse imprimido com 2,5% de cobertura, isso significaria que ele rendeu 200%, o dobro do esperado.

Assim como a cobertura, esse indicador pode ser utilizado pelo provedor para avaliar a utilização das impressoras.

Se o cliente possui uma impressora cujo custo do suprimento é alto e ela está imprimindo com um rendimento de 50%, o provedor pode tomar a decisão de substituir a impressora por uma de custo reduzido para baixar os gastos com reposição.

Produção

O indicador de produção do suprimento é complementar ao de rendimento, e indica qual a porcentagem do suprimento disponível foi utilizada.

Sendo assim, se um suprimento entra na impressora com 50% de carga e sai com 0%, significa que a produção foi de 100%, pois foi consumida toda a tinta carregada. Já se o suprimento entra com 100% e sai com 75%, por exemplo, então a produção foi de 25%.

Esse indicador é utilizado para acompanhar se o toner gastou toda sua carga, e, portanto, auxiliar o provedor no acompanhamento da utilização dos suprimentos e possível cobrança por desperdícios.

Média de páginas impressas por dia

Esse indicador fornece a quantidade média de páginas impressas diariamente na impressora, dados que dão ao provedor o entendimento sobre o perfil de consumo das impressoras, podendo auxiliá-lo na tomada de decisões sobre o remanejamento de dispositivos.

Esse indicador também é muito importante para reposição de suprimentos, pois com base nele é possível prever a data de término de um suprimento.

Estimativa de término

O indicador de estimativa de término do suprimento é utilizado para se ter uma ideia de quando o suprimento acabará. Esse indicador auxilia o provedor no planejamento da reposição de suprimentos, permitindo que ele envie o suprimento no momento certo, evitando que as impressoras fiquem paradas.

Reposição de suprimentos

Dependendo do acordo realizado entre provedor e cliente, pode ser necessário realizar o serviço de reposição de suprimentos, que consiste no envio de suprimentos por parte do provedor para garantir que o cliente não fique com impressoras paradas por falta de suprimentos.

O NDD Orbix auxilia o provedor nessa situação, fornecendo alertas que irão informá-lo que os suprimentos estão acabando.

*Alertas de suprimentos que estão acabando*

Isso permite que o provedor se planeje para a reposição de suprimentos no momento certo, sem deixar que acabem, evitando multas e agregando qualidade no serviço prestado.

O sistema está preparado para alertar situações de suprimentos próximos do fim mediante três critérios:

Carga: por padrão, o sistema alertará sempre que um suprimento estiver com menos do que 25% de carga.
Estimativa de término: um alerta será emitido sempre que a estimativa de término estiver menor que 30 dias.
Produção: também alertará que o suprimento está perto do fim quando a produção atingir 80%.

Essas regras são padrões do sistema e podem ser adaptadas para se enquadrar melhor à operação do provedor. Para alterá-las, acesse Criar regra de alerta de suprimento acabando.

Uma vez que os alertas são gerados, o provedor poderá analisá-los e transformá-los em demandas, o que pode ser feito através de regra automática ou manualmente, para então realizar a logística de reposição dos suprimentos.

*Histórico do planejamento de uma demanda*