Criar regra de e-mail de envio ao gerar uma demanda de suprimento da impressora

Permite configurar o envio de e-mails automáticos para notificar sobre demandas. Sempre que uma nova demanda entrar em planejamento, seja por solicitação manual ou automática, o sistema enviará um e-mail aos destinatários configurados na regra.

Quem pode usar este recurso

Usuários com a permissão Administrador ou Administração das configurações de suprimentos

Instruções

1. Acesse o menu Configurações > Suprimentos

2. Localize a opção Regras de e-mail

3. Clique no botão Abrir

4. Clique no botão ✚ no canto superior direito

5. Insira o nome da regra

6. Clique no botão + Adicionar para adicionar o membro da regra

7. Selecione os elementos que comporão o membro da regra, sendo obrigatória a seleção de pelo menos um

Os elementos disponíveis são:

• Cliente: lista todos os clientes vinculados ao usuário através das divisões, sem dependência de outras seleções.

• Site: lista todos os sites do cliente selecionado (obrigatório selecionar o cliente antes).

• Departamento: lista todos os departamentos dos dispositivos vinculados ao site selecionado (obrigatório selecionar cliente e site antes).

• Fabricante: lista todos os fabricantes do provedor, sem dependência de outras seleções. Se o cliente, site e/ou departamento tiverem sido selecionados, a lista de fabricantes será filtrada conforme a seleção.
  Ao selecionar um fabricante, não será possível adicionar impressora como elemento.

• Impressora: lista todas as impressoras dos clientes vinculados ao usuário através das divisões, sem dependência de outras seleções. Se o cliente, site e/ou departamento tiverem sido selecionados, a lista de impressoras será filtrada conforme a seleção.
  Ao selecionar uma impressora, não será possível adicionar fabricante como elemento.

Para que o e-mail seja disparado automaticamente ao gerar uma demanda, o alerta deve conter todos os elementos configurados no(s) membro(s) da regra.

Exemplo:

• Se um membro da regra contém os elementos Cliente A, Site 1 e Impressora XPTO, o e-mail será enviado sempre que uma demanda de suprimento for gerada especificamente para a Impressora XPTO localizada no Site 1 do Cliente A.

8. Clique no botão Adicionar para adicionar o membro e permanecer na tela de adição ou no botão Adicionar e Fechar para adicionar o membro e retornar ao cadastro

Podem ser adicionados quantos membros forem necessários à regra, desde que seja respeitada a combinação de elementos.

Para entender todas as combinações possíveis de elementos, acesse Quais são as combinações possíveis de elementos em um membro da regra de envio de e-mail ao gerar uma demanda?.

9. Insira o assunto que conterá no e-mail, ou seja, seu título

10. Adicione as variáveis que deseja adicionar no corpo do e-mail e personalize conforme desejado

As variáveis permitem enviar no corpo do e-mail os dados de impressoras, os dados de cliente, o último dado válido para o contador selecionado e os dados de demandas.

Selecione a opção desejada em cada item e, após, clique em Adicionar ao lado para ser montado o e-mail em Resultado do email.

Caso deseje, o usuário poderá inserir textos personalizados entre os itens adicionados no campo Resultado do email, estruturando o corpo do e-mail conforme a sua necessidade.

11. Insira os destinatários do e-mail, separando-os por ponto e vírgula

12. Selecione o fuso horário e região padrão dos dados a serem apresentados no e-mail

13. Marque a opção Encerrar demanda no momento do envio se desejar que a demanda seja automaticamente encerrada no momento do envio do e-mail

14. Clique no botão Salvar para criar a regra e retornar ao grid, no botão Salvar e Abrir para criar a regra e abrir suas configurações, ou no botão Salvar e Criar para criar a regra e permanecer na tela de criação

Recomendamos testar o envio do e-mail após a criação da regra para garantir que os destinatários receberão as notificações corretamente.

Caso o e-mail não seja recebido, acesse E-mail ao gerar uma demanda não foi recebido para resolver o problema.

Cada demanda aberta gera um único e-mail com as informações configuradas.

Se uma impressora for cadastrada na mesma regra mais de uma vez (em diferentes membros), o e-mail será enviado apenas uma vez por regra.

Entretanto, se a mesma impressora estiver presente em outras regras, e-mails serão enviados separadamente para cada regra.

Ao desativar a regra através da edição, o cadastro é mantido e o envio de e-mails é cessado até que seja ativada novamente. Ao excluir a regra, os destinatários configurados nela não receberão os e-mails com avisos de demandas abertas.

Adicionar ou remover membros da regra criada

1. Clique no nome da regra desejada para abrir suas propriedades

2. Clique na aba Membros

Para adicionar os membros à regra, siga os passos abaixo:

1. Clique no botão ✚ no canto superior direito

2. Selecione os elementos que irão compor o membro da regra, sendo obrigatória a seleção de pelo menos um

3. Clique no botão Adicionar para adicionar o membro e permanecer na tela de adição ou no botão Adicionar e Fechar para adicionar o membro e retornar ao grid

Para remover os membros da regra, siga os passos abaixo:

1. Selecione os membros desejados

2. Clique no botão 🗑 no canto superior direito

3. Clique no botão Confirmar na caixa de mensagem para confirmar a remoção