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Finalizar atendimento da ordem de serviço no portal ASM

A finalização do atendimento representa o encerramento das ações realizadas pelo técnico naquela etapa, mas não implica necessariamente no encerramento total da ordem de serviço.

O fechamento da ordem dependerá do status selecionado e das condições vinculadas ao atendimento.

Instruções

  1. Acesse o menu Serviços > Ordens de Serviço

  2. Clique na ordem de serviço

  3. Clique na aba Atendimentos

  4. Clique no botão FINALIZAR ATENDIMENTO

  5. Informe os dados de cada etapa:

Aba Ocorrência

  1. No campo Tipo de ocorrência, selecione o tipo de problema resolvido

  2. No campo Máquina operacional, selecione Sim se o equipamento está funcionando após o atendimento, ou Não se está inoperante

Aviso

Se o equipamento estiver operacional, o tempo de SLA de solução será encerrado.

  1. No campo Peças trocadas, selecione as peças substituídas, se houver

Informação

Para que haja peças disponíveis neste campo, é necessário que elas tenham sido previamente solicitadas em um atendimento anterior.

  1. No campo Laudo, insira uma descrição detalhada do problema identificado e das ações executadas

  2. Clique no botão ADICIONAR DOCUMENTO para adicionar arquivos relacionados ao atendimento, se desejar

  3. Clique no botão ADICIONAR ALERTA para registrar algum alerta à equipe, se desejar

    1. Selecione um dos alertas disponíveis ou escreva o alerta desejado

  4. Clique no botão SALVAR para seguir à aba Contadores

Aba Contadores

  1. Clique no botão SINCRONIZAR CONTADORES para buscar automaticamente os contadores, se houver contador registrado

    1. Havendo integração com o NDD Orbix ou NDD Print MPS, os campos serão preenchidos automaticamente, podendo ser editados
      Os contadores coletados via integração correspondem ao dia anterior à finalização da ordem de serviço. Exemplo: se a ordem de serviço está sendo finalizada em 27/11, a integração retornará os contadores registrados até 26/11.

    2. Não havendo integração, os contadores devem ser inseridos manualmente

    3. Se a leitura não for possível, clique em Não consegui e insira o motivo

  2. Clique no botão SALVAR para seguir à aba Solicitação de peças

Aba Solicitação de peças

Caso haja substituição de peças, adicione aquelas utilizadas no atendimento ou que ainda precisarão ser trocadas.

Caso não haja substituição, clique no botão SALVAR para seguir à aba Despesas.

  1. Clique no botão ADICIONAR PEÇAS

  2. Marque a opção Reposição, se já possui a peça, ou mantenha desmarcada se será necessário retornar para instalá-la

Aviso

Se não for reposição, será gerado automaticamente um pedido no ERP, se houver integração e ele possuir essa funcionalidade.

  1. No campo Produto, selecione a peça que será solicitada
    As peças são listadas conforme os produtos cadastrados.

  1. No campo Nº do grupo, agrupe peças que devem ser trocadas juntas usando o mesmo número

Exemplo

4 peças serão trocadas:

  • Cilindro

  • Rolo de limpeza

  • Tampa da base

  • Rolo de transferência

O cilindro e o rolo de limpeza devem ser trocados juntos. Já a tampa da base e o rolo de transferência podem ser trocados em momentos diferentes entre si e entre os demais rolos.

No campo Número do grupo do cilindro e do rolo de limpeza, deve ser selecionado um número idêntico dentre os disponíveis, por exemplo, 1.

No campo Número do grupo da tampa da base, deve ser selecionado um número distinto dos já selecionados por não ter vínculo com nenhuma outra peça, por exemplo, 2.

No campo Número do grupo do rolo de transferência, deve ser selecionado um número distinto dos já selecionados por não ter vínculo com nenhuma outra peça, por exemplo, 3.

  1. No campo Quantidade, insira a quantidade necessária da mesma peça

  2. Repita os passos para adicionar todas as peças necessárias

  3. Clique no botão SALVAR para seguir à aba Despesas

Aba Despesas

Caso tenha ocorrido alguma despesa durante o atendimento, insira as informações.

Caso não haja despesas, clique no botão SALVAR para seguir à aba Resumo.

  1. Clique no botão NOVA DESPESA

  2. No campo Tipo, selecione o tipo de despesa

  3. No campo Quantidade, insira quantas unidades da despesa foram realizadas

  4. No campo Valor por quantidade:

    1. Se a despesa for variável, insira o valor unitário

    2. Se a despesa for fixa, o valor será preenchido automaticamente

O campo Valor total será calculado automaticamente.

  1. Repita os passos para adicionar todas as despesas necessárias

  2. Clique no botão SALVAR para seguir à aba Resumo

Aviso

Havendo integração com o ERP e desde que ele possua essa funcionalidade, as despesas, se aprovadas, serão lançadas como pedidos.

Aba Resumo

  1. No campo Status, selecione o status atual do atendimento

Observação

A ordem de serviço não poderá ser finalizada se:

  • O equipamento não estiver operacional, conforme informado na aba Ocorrência.

  • Existirem peças pendentes de troca, conforme solicitadas na aba Solicitação de peças.

  1. Clique no botão FINALIZAR para encerrar o atendimento atual

Informação

Assim que o atendimento for finalizado, o cliente que abriu a ordem de serviço receberá a notificação por e-mail.

A finalização do atendimento não encerra, por si só, a ordem de serviço. Esta será encerrada apenas quando o status da última etapa estiver configurado para tal.

Enquanto a ordem de serviço estiver aberta, o SLA de tempo de solução continuará sendo contabilizado.

Caso tenham sido solicitadas peças durante um ou mais atendimentos, elas poderão ser consultadas na aba Peças da ordem de serviço.

Se houver integração com o ERP e desde que ele possua essa funcionalidade, assim que as notas fiscais dos pedidos forem emitidas, o status das peças será atualizado para Faturado. Neste momento, o cliente receberá automaticamente um e-mail solicitando que informe quando a peça chegar à sua empresa, para que o técnico possa se deslocar e realizar a troca.

Todas as informações preenchidas durante o atendimento ficam disponíveis para consulta na própria ordem de serviço. Para acessá-las, siga os passos abaixo:

  1. Acesse o menu Serviços > Ordens de Serviço

  2. Clique na ordem de serviço

  3. Clique na aba Atendimentos

  4. Clique no atendimento desejado

As seguintes informações estarão disponíveis:

  • Detalhes da ocorrência registrada

  • Contadores informados durante o atendimento

  • Despesas lançadas, se houver

  • Documentos anexados, se houver

  • Alertas gerados, se houver

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